Сначала авансовый отчет должен заполнить человек, который получает деньги, затем он направляется им в бухгалтерию на последующую проверку. Образец отчета можно увидеть в альбоме унифицированных форм по учету кассовых операций и результатов инвентаризации денежных средств, он носит название №АО-1.
Предоставление финансов должно осуществляться непосредственно из кассы организации, согласно расходному кассовому ордеру, в котором во что бы то ни стало должно указываться, для каких целей выданы средства.
В каждой организации должен составляться приказ, который содержит список людей, которые могут получать денежные средства в подотчет. Еще предприятием должны быть установлены сроки, на которые могут выдаваться авансы.
Основой к выдаче денежных средств могут служить командировочные удостоверения или приказ, согласно которому руководитель направляет подотчетное лицо в командировку. Сотрудник обязан не позднее трех рабочих дней с того момента, как истек установленный срок, на который выдавались денежные средства, или с его возвращения из командировки сдать свой отчет в бухгалтерию и приложить к нему документы, которые подтверждают все расходы.
АО-1 составляют только в одном экземпляре. На первой стороне заполняют должность, инициалы подотчетного лица, а также назначение полученных денежных средств. На другой стороне указывается перечень отчетных документов и истраченные суммы.
По окончании проверки АО-1 должен быть подписан бухгалтером и главным бухгалтером или самим директором организации. Денежные средства, которые остались, нужно вернуть, а перерасход возмещается работнику организации.
